Автоматизация

Если действие повторяется каждый день – его можно снять с человека

Разбираем процесс, находим повторяющиеся ручные шаги и переносим их в систему.

Разобрать процесс

Что такое повторяющийся ручной процесс

Это работа, которую человек делает по одному и тому же сценарию, не принимая при этом решений. Обычно её не замечают – она кажется мелочью, пока не сложить время за месяц.

Как выглядит

Пришла заявка – скопировать в таблицу – написать клиенту – отметить статус – напомнить через день – перенести в другую таблицу.

Чем плохо

Отнимает время, требует держать в голове и ломается, когда вы заняты, заболели или уехали. Забытый шаг – потерянный клиент.

Примеры

  • Заявка приходит в директ, а вы переносите её в таблицу руками
  • После оплаты нужно вручную дать доступ, добавить в канал или отправить файл
  • Одинаковые сообщения клиентам печатаются заново каждый раз
  • Договор или счёт заполняется по шаблону, меняются два-три поля
  • Данные переносятся между сервисами копированием
  • Отчёт собирается вручную в конце недели
  • Напоминания держатся в голове или в заметках

Как проходит разбор

1

Описываете, как есть

По шагам, без прикрас. Важно то, что происходит на самом деле, а не как должно быть.

2

Ищем повторы

Отделяем шаги, где нужен человек, от тех, где он просто исполнитель.

3

Считаем смысл

Смотрим, сколько времени уходит и стоит ли этот шаг автоматизации вообще.

4

Предлагаем решение

Что автоматизируется, что остаётся человеку и почему именно так.

Что автоматизируется чаще всего

  • Приём заявок
  • Оплаты
  • Выдача доступов
  • Уведомления
  • Статусы заказов
  • Документы по шаблону
  • Отчёты
  • Перенос данных
  • Напоминания
  • База клиентов

Ограничения – честно

Автоматизация умеет не всё, и обещать обратное было бы враньём.

  • Хаотичный процесс автоматизировать нельзя. Сначала его нужно упорядочить – иногда этого уже достаточно
  • Решения, требующие оценки и ответственности, остаются за человеком
  • Если сервис не отдаёт данные наружу, связать его с другими может быть невозможно
  • Редкое действие – раз в квартал – автоматизировать обычно дороже, чем делать руками
  • Система требует поддержки: сервисы меняются, что-то придётся править

Почему цена называется после анализа

Два запроса могут звучать одинаково – «автоматизировать заявки» – и отличаться по объёму в десять раз. В одном случае это форма с уведомлением, в другом – связка из четырёх сервисов, оплат и базы клиентов.

Назвать цену до разбора – значит либо завысить её на всякий случай, либо занизить и потом требовать доплату. Не делаем ни того, ни другого. Разбор бесплатный, после него называется точная сумма и срок.

Разобрать процесс