Автоматизация

Если действие повторяется каждый день - его можно снять с человека

Разбираем процесс, находим повторяющиеся ручные шаги и переносим их в систему.

Восемь повторяющихся шагов заменены одной прямой линией — Сверху - ручной процесс, который повторяется каждый день. Снизу - он же после переноса в систему.

01

Что такое повторяющийся ручной процесс

Это работа, которую человек делает по одному и тому же сценарию, не принимая при этом решений. Обычно её не замечают - она кажется мелочью, пока не сложить время за месяц.

Как выглядит

Пришла заявка - скопировать в таблицу - написать клиенту - отметить статус - напомнить через день - перенести в другую таблицу.

Чем плохо

Отнимает время, требует держать в голове и ломается, когда вы заняты, заболели или уехали. Забытый шаг - потерянный клиент.

02

Примеры

Заявка приходит в директ, а вы переносите её в таблицу руками
После оплаты нужно вручную дать доступ, добавить в канал или отправить файл
Одинаковые сообщения клиентам печатаются заново каждый раз
Договор или счёт заполняется по шаблону, меняются два-три поля
Данные переносятся между сервисами копированием
Отчёт собирается вручную в конце недели
Напоминания держатся в голове или в заметках

03

Как проходит разбор

1

Описываете, как есть

По шагам, без прикрас. Важно то, что происходит на самом деле, а не как должно быть.

2

Ищем повторы

Отделяем шаги, где нужен человек, от тех, где он просто исполнитель.

3

Считаем смысл

Смотрим, сколько времени уходит и стоит ли этот шаг автоматизации вообще.

4

Предлагаем решение

Что автоматизируется, что остаётся человеку и почему именно так.

04

Что автоматизируется чаще всего

Приём заявок
Оплаты
Выдача доступов
Уведомления
Статусы заказов
Документы по шаблону
Отчёты
Перенос данных
Напоминания
База клиентов

05

Ограничения - честно

Автоматизация умеет не всё, и обещать обратное было бы враньём.

Хаотичный процесс автоматизировать нельзя. Сначала его нужно упорядочить - иногда этого уже достаточно
Решения, требующие оценки и ответственности, остаются за человеком
Если сервис не отдаёт данные наружу, связать его с другими может быть невозможно
Редкое действие - раз в квартал - автоматизировать обычно дороже, чем делать руками
Система требует поддержки: сервисы меняются, что-то придётся править

Дальше по теме

06

Почему цена называется после анализа

Два запроса могут звучать одинаково - «автоматизировать заявки» - и отличаться по объёму в десять раз. В одном случае это форма с уведомлением, в другом - связка из четырёх сервисов, оплат и базы клиентов.

Назвать цену до разбора - значит либо завысить её на всякий случай, либо занизить и потом требовать доплату. Не делаем ни того, ни другого. Разбор бесплатный, после него называется точная сумма и срок.

Разобрать процесс